Initiative de participation étudiante – Congrès international d'astronautique (IAC) 2017

Avis d'offre de participation

Note : La forme masculine est utilisée pour alléger le texte et désigne tant les hommes que les femmes.

Date de publication : 3 février 2017

Date limite de soumission : 12 mai 2017

1. Présentation

L'Agence spatiale canadienne (ASC) accordera cette année une subvention aux étudiants qui souhaitent participer au Congrès international d'astronautique (IAC). L'IAC est organisé par la Fédération internationale d'astronautique (IAF), l'Académie internationale d'astronautique (IAA) et l'Institut international de droit spatial (IISL). Il s'agit de la plus importante conférence du secteur spatial à l'échelle mondiale et elle sélectionne en moyenne 1 000 articles scientifiques chaque année. Le prochain IAC aura lieu du 25 au 29 septembre 2017 à Adélaïde, en Australie.

Ce congrès international se veut un excellent point de rencontre pour tous les experts du secteur spatial. Il offre notamment aux étudiants l'occasion de tisser de précieux liens avec des professionnels et des étudiants du monde entier qui partagent avec eux des intérêts communs. Tout au long du congrès, les étudiants auront la chance de discuter avec des professionnels, d'apprendre de l'expertise de ces derniers et de les écouter parler de leur vision de l'avenir de l'exploration spatiale. Les étudiants font partie intégrante du congrès, ce qui apporte aux ateliers et aux séances plénières une énergie et une perspective nouvelles des plus appréciées.

L'IAC attire principalement les étudiants qui se spécialisent dans des disciplines liées au secteur spatial. Toutefois, au cours des dernières années, de nombreux universitaires n'étudiant pas dans ces disciplines, mais plutôt dans des domaines connexes (p. ex. ingénierie, droit ou médecine) ont pris part au congrès. Pour de nombreux étudiants, l'IAC est un événement motivateur qui les incitera à poursuivre leurs études dans des disciplines liées au secteur spatial et à orienter leur choix de carrière en conséquence.

L'ASC a l'intention de soutenir un nouveau groupe d'étudiants afin de leur offrir, dans le cadre du congrès, l'occasion d'en apprendre davantage sur l'avenir de l'aventure extraordinaire que représente l'espace et de participer, au cours de l'IAC 2017, à des activités précises organisées par l'ASC et d'autres agences spatiales par l'entremise de l'International Space Education Board (ISEB).

Dans le cadre de son engagement à soutenir la formation de la prochaine génération de professionnels du secteur spatial, l'ASC invite les étudiants universitaires (au baccalauréat, à la maîtrise et au doctorat) à présenter une demande. C'est donc avec grand plaisir que nous vous invitons au 68e IAC, dont le thème sera « Unlocking imagination, fostering innovation and strengthening security » (libérer l'imagination, encourager l'innovation et renforcer la sécurité).

De plus, une fois sélectionnés, les bénéficiaires seront invités à participer au Space Generation Congress (SGC) qui aura lieu du 21 au 23 septembre 2017, quelques jours avant l'IAC 2017. Le SGC est la rencontre annuelle du Space Generation Advisory Council, un organisme sans but lucratif visant à développer des réseaux entre les étudiants universitaires et les jeunes professionnels du secteur spatial. Cet organisme appuie également le programme des Nations Unies pour l'application des techniques spatiales.

Les étudiants sélectionnés sous cette initiative pourraient se voir offrir des opportunités de stage à l'ASC.

Les critères d'admissibilité, le processus pour faire une demande, de même que les critères de sélection sont indiqués ci-après.

Nous espérons vous voir en grand nombre à Adélaïde en septembre!

2. Critères d'admissibilité

Pour vous inscrire à l'Initiative de participation étudiante, vous devez répondre aux critères d'admissibilité suivants :

1. Être un citoyen canadien ou un résident permanent;
2. Être inscrit à un programme d'études à plein temps dans une université canadienne au moment du congrès;
3. Être étudiant (baccalauréat, maîtrise ou doctorat) au moment du congrès;
4. Avoir soumis un résumé/article dans le cadre de l'IAC 2017.

3. Comment présenter une demande

Veuillez suivre les étapes ci-dessous afin de soumettre votre demande de subvention dans le cadre de l'Initiative de participation étudiante de l'ASC.

1. Télécharger et remplir le formulaire de demande de subvention;
2. Les demandes devront comprendre ce qui suit :
   
   • le formulaire de demande dûment rempli;
   • une copie de votre preuve de citoyenneté (un passeport canadien, par exemple) ou de votre carte de résident permanent;
   • une attestation d'inscription comme étudiant à la session d'automne 2017;
   • une copie de votre résumé/article que vous avez soumis à l'IAF pour l'IAC 2017;
   • une copie de la réponse de l'IAF sur l'état de votre résumé/article (acceptation ou refus);
   • une lettre de motivation de 1 000 mots maximum sur ce que vous espérez acquérir en assistant au congrès (celle-ci peut être intégrée au formulaire de candidature ou faire l'objet d'un document distinct);
   • une lettre de recommandation d'un professeur (dans un document distinct);
   • une copie imprimée du prix d'un billet d'avion en classe économique;
   • une ventilation du budget.
3. Les demandes doivent être postées à l'ASC à l'adresse suivante :

• Les demandes doivent être reçues par l'ASC au plus tard à midi (HAE) le 12 mai 2017.
• Les demandes envoyées par courriel seront refusées.
• Les demandes incomplètes seront rejetées.

Pour plus d'information au sujet de l'IAC 2017 et comment soumettre un résumé/article, veuillez consulter les sites Web suivants (en anglais seulement) : IAC 2017 – Prospectus du congrès et IAC 2017 – Call for Abstracts.

4. Processus et critères de sélection

La présente section a pour objet d'évaluer l'intérêt et l'expérience de l'étudiant à l'égard d'une discipline liée au secteur spatial, ses attentes envers sa participation à l'IAC 2017, en plus de ses champs d'intérêt et de ses futurs objectifs de carrière dans une discipline liée au secteur spatial. Ces aspects doivent être clairement démontrés et expliqués dans les documents soumis.

Compte tenu de la disponibilité limitée de fonds, la priorité sera accordée aux étudiants suivants :

1. Les étudiants dont le résumé est choisi par l'IAF pour l'IAC 2017 et qui n'ont pas participé aux congrès précédents. Si le nombre de demandes reçues qui obtiennent la note minimale, telle que décrite ci-dessous, est insuffisant, alors;
2. Les étudiants dont le résumé est choisi par l'IAF pour l'IAC 2017 et qui ont participé aux congrès précédents. Si le nombre de demandes reçues qui obtiennent la note minimale, telle que décrite ci-dessous, est insuffisant, alors;
3. Les étudiants dont le résumé n'a pas été choisi par l'IAF pour l'IAC 2017 et qui n'ont pas participé aux congrès précédents.

Les demandes admissibles seront évaluées par les membres d'un comité d'évaluation en fonction des critères énoncés dans le Tableau 1 et des priorités indiquées ci-dessus, et sélectionnées selon l'ordre décroissant du pointage moyen obtenu.

Tous les critères évalués se verront attribuer une note (faible, bien ou exceptionnelle) conformément aux définitions ci-dessous :

Faible : Certains des renseignements requis sont manquants ou les renseignements fournis sont ambigus, manquent de clarté ou ne sont pas suffisamment appuyés par des exemples ou des faits.

Bien : Malgré certaines lacunes quant à l'exhaustivité et à la validité des renseignements, la description de l'élément est bien structurée et convaincante. Les messages clés sont résumés et mis en évidence. Des exemples pertinents et des faits sont fournis à l'appui des arguments.

Exceptionnelle : Tous les renseignements pertinents sont présents. Les arguments sont présentés de façon explicite et ils sont très convaincants. Tous les renseignements demandés sont fournis de manière bien structurée.

Description des critères évalués

Qualité de la lettre de motivation :

La lettre de motivation doit décrire, de façon suffisamment détaillée,

1. votre expérience dans une discipline liée au domaine spatial,
2. ce que vous espérez acquérir en assistant au congrès,
3. la raison pour laquelle vous vous considérez comme un bon candidat
4. la façon dont les renseignements fournis mettent en évidence vos intérêts et vos futurs objectifs de carrière dans une discipline liée au secteur spatial.

Lettre de recommandation :

La lettre de recommandation d'un professeur doit décrire, de façon suffisamment détaillée, ce en quoi votre travail se démarque en tant qu'étudiant; elle doit être étayée par des exemples précis et des faits qui confirment votre intérêt et votre expérience dans une discipline liée au domaine spatial.

Qualité du résumé :

Le résumé doit être bien structuré, équilibré, rédigé d'une façon compréhensible et il doit être lié aux sujets qui seront présentés dans le cadre de l'IAC 2017.

Réalisme du budget :

Le budget doit décrire les dépenses pertinentes et les mesures d'économie des coûts.

Veuillez noter que les résultats attribués par le comité d'évaluation de l'Initiative de participation étudiante de l'ASC sont définitifs.

5. Normes de service

Les candidats seront informés par courriel des décisions concernant leur demande de subvention. Les candidats qui auront été retenus seront avisés par courriel et annoncés sur le site Web de l'ASC. L'ASC a élaboré des normes de service ayant trait aux délais de traitement des demandes, notamment l'accusé de réception, la décision de financement et le processus des paiements (voir dates importantes).

Accusé de réception : l'objectif de l'ASC est d'accuser réception des demandes dans les cinq (5) jours ouvrables qui suivent la date limite de l'Initiative.

Décisions : l'objectif de l'ASC est de répondre par courriel dans les dix (10) jours ouvrables qui suivent la date limite de réception des demandes et d'envoyer les lettres de subvention par courriel aux fins de signature dans les dix (10) jours ouvrables qui suivent la réponse.

Paiement : l'objectif de l'ASC est d'émettre les paiements dans un délai de vingt (20) jours ouvrables qui suivent la réception de l'accord de subvention signé par l'étudiant.

Le respect de ces normes de service est une responsabilité partagée. Les candidats doivent fournir tous les documents exigés en temps opportun.

Dates importantes :

• 12 mai 2017 : Date limite pour la réception des demandes de subvention à l'ASC
• 19 mai 2017 : Date limite d'envoi des accusés de réception des demandes
• 29 mai 2017 : Date de divulgation des candidats sélectionnés pour l'octroi d'une subvention par l'ASC
• 12 juin 2017 : Date d'envoi des accords de subvention

6. Financement disponible et coûts admissibles

6.1 Participation à l'IAC 2017 et aux activités de l'ISEB

Le montant maximal de chaque subvention est de 5 000 $. Le budget total disponible pour le présent avis d'offre de participation (AOP) devrait être suffisant pour soutenir environ dix (10) étudiants. L'ASC se réserve le droit de rejeter des demandes ou de réduire le montant d'une subvention, et ce, à son entière discrétion.

Les fonds attribués sont sujets à des restrictions particulières, telles que décrites au Tableau 2. Ces fonds doivent être utilisés pour couvrir une partie ou les éléments principaux des coûts liés au déplacement à destination et en provenance d'Adélaïde, aux frais d'inscription à l'IAC, à l'hébergement et aux repas du 23 septembre au 1er octobre 2017. Tous les coûts dépassant le montant maximum de 5 000 $ accordé par l'ASC devront être assumés par l'étudiant.

L'indemnité journalière dédiée aux repas, aux frais divers et à l'hébergement (hôtel), est prévue pour huit (8) jours et huit (8) nuits, sachant que vous serez invité à participer à plusieurs activités organisées par l'ISEB un jour avant et un jour après l'IAC 2017. En tant qu'étudiant subventionné par l'ASC, il est attendu que vous participiez à ces activités, sous réserve de présentation de justificatifs appropriés. Le transport, entre l'aéroport et le site de la conférence, sera assuré par les organisateurs. Votre budget sera évalué dans le cadre de votre demande de participation. Veuillez décrire et justifier adéquatement les montants que vous demandez.

6.2 Participation au SGC 2017

Une fois l'évaluation de la demande terminée, tel qu'indiqué ci-dessus, un supplément de 1 000 $ sera offert aux candidats sélectionnés pour participer au SGC 2017, qui se tiendra à Adélaïde du 21 au 23 septembre 2017. La participation des candidats au SGC est optionnelle, mais leur permettra de tisser des liens avec d'autres étudiants et professionnels. Les candidats doivent manifester leur intérêt à participer au SGC dans le formulaire de demande du présent AOP.

Pour obtenir plus d'information au sujet du SGC 2017 (en anglais seulement).

7. Accords de subvention

L'ASC et les demandeurs retenus (les bénéficiaires) signeront une lettre de subvention. Cette condition doit être respectée pour qu'un paiement puisse être fait par l'ASC. Un tel accord peut comprendre des conditions de participation à des activités de réseautage précises organisées par des agences spatiales avant, pendant et après l'IAC.

Paiement

Le paiement sera effectué sous forme de paiement unique, tel qu'indiqué dans l'accord de subvention signé. Le bénéficiaire s'engage à informer l'ASC par écrit de tout changement dans les conditions servant à déterminer son admissibilité à la subvention.

Rapport final

L'ASC demandera aux bénéficiaires de produire un rapport au retour de l'IAC 2017, en utilisant le gabarit fourni par l'ASC.

Le rapport doit comprendre une section « budget » afin d'expliquer en détail les frais payés liés aux coûts admissibles. Ces renseignements seront très utiles à l'ASC afin qu'elle puisse déterminer le montant maximal et le nombre de subventions pour les prochains AOP.

8. Confidentialité

L'information recueillie servira à évaluer et à sélectionner les demandes. L'ASC va se conformer à la Loi sur l'Accès à l'information et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels en traitant les demandes reçues. En soumettant vos renseignements personnels, vous consentez à leur consultation, leur utilisation et leur divulgation conformément à l'énoncé de confidentialité suivant qui explique à quelles fins les informations du participant seront utilisées.

Toutes les mesures seront prises afin de protéger la confidentialité de l'information fournie par les participants. Cette information est collectée sous les termes et conditions du Programme global de subventions et contributions à l'appui de la recherche, de la sensibilisation et de l'éducation en sciences et technologies spatiales de l'ASC. L'information personnelle sera conservée dans une banque de données pour cinq (5) ans conformément au calendrier de conservation.

Les candidats doivent prendre note que pour tous les accords de plus de 25 000 $, les renseignements relatifs à l'accord de financement (montant, subvention ou contribution, nom du bénéficiaire et emplacement du projet) seront accessibles au public sur le site Web de l'ASC.

Pour plus d'information sur la Loi sur la protection des renseignements personnels ou pour accéder à vos renseignements personnels, contactez :

9. Renseignements supplémentaires

1. Nous vous conseillons de communiquer avec votre compagnie d'assurance pour vérifier si vous êtes couvert pour les déplacements à l'étranger et pour votre participation à ce congrès. L'ASC ne fournira aucune protection à cet égard.
2. Veuillez vous assurer d'avoir un passeport ou un visa valide. Veuillez également vous assurer que vous avez en votre possession tous les documents d'entrée nécessaires (passeport ou visa) pour vous rendre en Australie, et qu'ils répondent aux conditions d'admission de ce pays. Pour plus de détails, consultez le site Web d'Affaires mondiales Canada.
3. Le congrès, les activités et les ateliers, de même que les activités de l'ISEB, se dérouleront pour la plupart au Centre de conférences d'Adélaïde (en anglais seulement) ou à proximité.
4. Vous devrez planifier vos propres déplacements une fois sur place.
5. Vous êtes également responsable de votre hébergement; toutefois, l'ASC peut fournir une liste d'hôtels qui facilitent l'accès aux activités de l'ISEB. De nombreux hôtels sont situés près du centre-ville et de l'emplacement où auront lieu les activités.
6. Veuillez consulter le site Web officiel de l'IAC 2017 (en anglais seulement) pour obtenir de plus amples renseignements sur le programme technique de l'IAC.

10. Foire aux questions (FAQ)

Si cela s'avère nécessaire, il appartient aux candidats d'obtenir des précisions sur les exigences contenues dans la présente initiative avant de transmettre leur demande.

Pour toute question, les candidats doivent utiliser l'adresse de courriel générique suivante : lecedessetc-thegandccoe@asc-csa.gc.ca. Les questions et les réponses connexes seront affichées dans la foire aux questions du site Web de l'ASC. L'ASC répondra aux questions reçues avant 17 h (HAE) le 21 avril 2017.

Les candidats sont invités à transmettre en tout temps à l'ASC leurs commentaires ou suggestions concernant cette occasion de subvention, l'initiative ou le processus. Les candidats peuvent utiliser l'adresse de courriel générique ou la boîte de commentaires et de suggestions Web générique pour transmettre leurs commentaires.