Avis d'offre de participation (AOP) de l'ASC pour les observateurs généraux (GO) du cycle 2 du télescope spatial James Webb

3.1 Bénéficiaires admissibles

Les bénéficiaires admissibles dans le cadre du présent AOP sont les universités et les établissements d'enseignement postsecondaire canadiens.

3.2 Projets admissibles

Les projets admissibles pour le présent AOP sont ceux qui ont été sélectionnés en fonction du programme de temps d'observation ouvert avec le JWST et du programme de GO du cycle 2 lancés par la NASA/STScI (en anglais seulement). Seule une demande par projet sera acceptée.

Un des rôles suivants doit être rempli par un astronome établi au Canada (voir section 3.1) :

• Catégorie A :
  • chercheur principal, et/ou
  • cochercheur principal.
• Catégorie B :
  • cochercheur seulement.

Les projets doivent être basés sur l'analyse de GO du cycle 2 dans le but de faire progresser les connaissances dans les domaines de la recherche en astronomie rendus possibles par le JWST.

Toutes les phases nécessaires à la réalisation d'un projet sont admissibles à un financement. Toute combinaison logique ou ventilation de ces phases peut constituer un projet en soi en vertu de cet AOP. Cependant, le demandeur ne peut pas morceler un projet jugé complet en plusieurs phases soumises en tant que propositions distinctes afin d'obtenir une subvention ou contribution dépassant le maximum prévu en vertu de cet AOP. De plus, l'achèvement d'une phase financée ne garantit pas automatiquement le financement futur des phases restantes.

3.3 Liens avec les priorités de l'ASC

Pour être admissibles, les projets appuyés dans le cadre de cet avis d'offre de participation doivent contribuer à l'atteinte d'au moins une des priorités suivantes de l'ASC comme exprimé dans la Stratégie spatiale (www.asc-csa.gc.ca/pdf/fra/publications/strategie-spatiale-pour-le-canada.pdf [PDF, 1,67 mo]) et le rapport Exploration spatiale canadienne – Priorités en matière de sciences et de santé dans l'espace pour la prochaine décennie et au-delà (2017) (en anglais seulement) :

• maximiser l'utilisation du temps canadien accordé aux astronomes sur le JWST et les aider à effectuer des recherches exceptionnelles en astronomie spatiale.
• assurer le leadership du Canada en matière d'acquisition et d'utilisation de données spatiales afin d'appuyer l'excellence scientifique, l'innovation et la croissance économique.
• appuyer les sciences spatiales pour l'étude de la Terre et au-delà.
• accroître le nombre d'astronomes utilisant des télescopes spatiaux pour leurs projets de recherche.

Les candidats sont encouragés à proposer des projets qui augmentent la représentation et l'avancement des femmes et des groupes sous-représentés dans le domaine des sciences spatiales et du génie spatial, comme moyen de favoriser l'excellence en recherche et en formation.

3.4 Liens avec les objectifs du Programme de S et C

Pour être admissibles, les projets appuyés dans le cadre du présent AOP doivent contribuer à l'atteinte d'au moins un des objectifs suivants :

• appuyer la collecte d'information, la recherche et les études relatives à l'espace.
• soutenir le développement des sciences et des technologies qui sont liées aux priorités de l'Agence spatiale canadienne.
• favoriser le développement continu d'une masse critique de chercheurs et de personnes hautement qualifiées au Canada dans les domaines prioritaires de l'Agence spatiale canadienne

4.1 Documentation requise

Les candidats doivent présenter une demande dûment remplie, selon la description ci-dessous.

Les demandes devront comprendre ce qui suit :

• un formulaire de demande original rempli et signé numériquement par le représentant dûment autorisé du projet proposé, comme énoncé à la section 3.2;
• la proposition :
  • le formulaire de demande doit être accompagné du plan de recherche et d'analyse des données proposé, qui doit répondre aux critères d'évaluation décrits à la section 5.2 et à l'annexe A.
  • pour les projets de catégorie A, les propositions d'au plus cinq pages (hors figures et bibliographie) répondant à tous les critères d'évaluation seront acceptées.
  • pour les projets de catégorie B, des propositions abrégées d'au plus trois pages (hors figures et bibliographie) répondant à tous les critères d'évaluation peuvent être acceptées le cas échéant.
• Une preuve de constitution en personne morale ou d'enregistrement (p. ex. registre des entreprises). Veuillez noter que le demandeur fait référence à l'université ou à l'établissement d'enseignement postsecondaire canadien (voir la section 3.1).
• Un CV devrait au moins être inclus pour les collaborateurs qui soumettent les propositions et tous les membres clés de l'équipe tels que les CP, les Co-CP et les Co-Cs associés aux instituts canadiens et directement pertinents à la proposition de l'ASC (il est facultatif pour tous les membres de l'équipe énumérés sur la proposition soumise à STScI d'inclure des CV).
• pour les propositions de catégorie B, une lettre d'appui du chercheur principal de la proposition approuvée du cycle 2 du JWST de la NASA/STScI confirmant les rôles et les responsabilités des cochercheurs canadiens.
• les lettres des autres bailleurs de fonds confirmant leurs contributions, le cas échéant.
• la déclaration sur la confidentialité, la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels signée par le représentant dûment autorisé (se référer à la déclaration sur la confidentialité, la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels incluse avec le formulaire de demande).
• le formulaire M-30 rempli pour les organisations au Québec, signé par le signataire dûment autorisé (pour les organisations au Québec, se référer au formulaire M‑30 inclus avec le formulaire de demande).

Toute omission touchant les documents complémentaires ou toute incongruité entre les documents exigés et les renseignements fournis peut suffire à entraîner le rejet de la proposition.

Il incombe au demandeur de s'assurer que la demande est conforme à toutes les lois fédérales, provinciales/territoriales et à tous les règlements municipaux applicables.

4.2 Soumission des demandes

• La demande complète (les documents exigés, y compris un formulaire de demande original rempli et signé par le représentant dûment autorisé) doit être soumise (téléversée avec succès) par le demandeur au plus tard à 14 h [HAE], 25 août 2023 (Date de clôture).
• Les demandes peuvent être téléchargées électroniquement en suivant les directives ci-dessous. S'il est incapable de le faire, il doit écrire à l'adresse (csa_jwst_cycle2@asc-csa.gc.ca) au plus tard le 21 août 2023 à 17 h [HAE] pour obtenir des directives sur la façon de soumettre une demande en version papier par la poste. Les demandes envoyées par courriel ne seront pas acceptées.
• Les demandes incomplètes ou soumises en retard ne seront pas examinées. Une demande soumise en retard aura une date estampillée par l'horodatage électronique du système de l'ASC postérieure à la date limite indiquée ci-dessus.
• Le demandeur doit soumettre une demande de création de compte sur le Portail des demandes électroniques. Une fois cette demande reçue, l'ASC enverra un courriel contenant des instructions sur la façon de se connecter à son système de dépôt sécurisé pour permettre au demandeur de téléverser des documents en toute sécurité. À noter que Google Chrome est le navigateur privilégié pour les soumissions. Internet Explorer est également pris en charge, avec certaines restrictions. Les candidats qui utilisent le portail électronique sont invités à créer leur compte plusieurs jours avant la date limite de présentation, car des difficultés techniques pourraient survenir.

• Il peut falloir jusqu'à soixante-douze (72) heures à l'ASC pour envoyer le courriel confirmant la création de compte et expliquant comment accéder à la plateforme (guide de l'utilisateur). Il est fortement recommandé de présenter la demande de création de compte au plus tard le 18 août 2023. S'il survient des problèmes techniques qui ne peuvent être résolus avant le 21 août 2023, le demandeur peut soumettre sa demande par la poste à l'adresse suivante :

  AOP du cycle 2 du JWST
  À l'attention de M. Jean Dupuis
  Développement de l'exploration spatiale
  Agence spatiale canadienne
  6767, route de l'Aéroport
  Arr. de Saint-Hubert
  Longueuil, Québec
  J3Y 8Y9

• Les candidats sont vivement encouragés à télécharger leur candidature bien avant la date limite de présentation.
• Le demandeur doit utiliser le mot de passe temporaire fourni par l'ASC pour se connecter au portail sécurisé afin de téléverser des documents protégés.
• Consulter le guide de l'utilisateur (PDF, 180 ko) pour en savoir plus sur la façon de téléverser des documents en toute sécurité.
• La demande téléversée doit être soumise sous forme d'un seul fichier PDF contenant tous les documents et renseignements demandés ci-dessus, tous les dispositifs de sécurité étant désactivés (incluant sans s'y limiter les mots de passe, les éléments encryptés, etc.). Le formulaire de demande et la demande doivent être placés en premier. La demande et les documents à l'appui doivent être en format PDF interrogeable (de préférence PDA/A-1a ou PDF/A-2a). Si l'ASC rencontre des problèmes d'accès au fichier PDF soumis, le demandeur en sera entièrement tenu responsable et la demande pourrait ne pas être examinée.
• Le demandeur doit conserver une version papier de tous les documents originaux mentionnés ci-dessus. L'ASC peut exiger des demandeurs qui ont franchi avec succès l'étape d'évaluation décrite à la section 5 qu'ils envoient une copie papier de leur demande complète avec les documents originaux.
• Les questions et les réponses liées au présent AOP seront affichées sur le site Web de l'ASC dans la rubrique « Foire aux questions » (section 9).

4.3 Normes de service – Demandes complètes

Les candidats seront informés par écrit des décisions concernant leur demande. Les demandes qui auront été retenues seront annoncées sur le site Web de l'ASC. L'ASC a élaboré des normes de service ayant trait aux délais de traitement des demandes, notamment l'accusé de réception, la décision de financement et le processus des paiements.

• Accusé de réception : L'objectif de l'ASC est d'accuser réception des propositions dans les deux semaines suivant la réception de la demande dûment remplie.
• Décision : L'objectif de l'ASC est de répondre aux propositions dans les 20 semaines suivant la date de clôture de l'AOP, et de faire parvenir une entente de subvention, aux fins de signature, dans les 8 semaines après l'approbation officielle de la proposition.
• Paiement : L'objectif de l'ASC est d'émettre les paiements dans un délai de quatre semaines après que les exigences décrites dans l'entente de subvention auront été satisfaites.

Le respect de ces normes de service est une responsabilité partagée. Le demandeur doit fournir tous les documents exigés en temps opportun. Les normes de service peuvent varier en fonction des avis d'offre de participation.

5.1 Critères d'admissibilité

• Le bénéficiaire est admissible en vertu de la section 3.1.
• Constitue un projet admissible en vertu des sections 3.2, 3.3, 3.4.
• Le projet satisfait aux dispositions de financement décrites à la section 6.1.

5.2 Critères d'évaluation

Les demandes seront évaluées en fonction des critères d'évaluation suivants :

L'évaluation de chaque critère est détaillée à l'annexe A « Critères d'évaluation ». L'annexe définit chaque critère ainsi que son échelle de notation. Pour recevoir du financement, une proposition doit obtenir une note minimale de 60. Si une proposition obtient une note inférieure à la note minimale pour un critère individuel, la demande échoue à l'évaluation et n'est pas admissible au financement.

5.3 Processus d'évaluation

Seules les demandes qui auront satisfait aux critères d'admissibilité énumérés à la section 5.1 seront retenues.

Une fois que le respect des critères d'admissibilité aura été confirmé, les évaluateurs examineront chacune des demandes en fonction des critères d'évaluation énoncés dans la section 5.2. Ces évaluateurs seront des experts dans le domaine visé par la demande. Parmi ces évaluateurs, on pourrait retrouver des représentants du gouvernement canadien et d'autres pays ainsi que des représentants d'agences ou d'organismes gouvernementaux et non gouvernementaux. S'il y a lieu, un comité d'évaluation pluridisciplinaire sera constitué lorsque des demandes de plusieurs disciplines différentes seront en concurrence, et ce, afin d'assurer l'uniformité de la note finale et du classement de la proposition.

Avant qu'une décision définitive ne soit prise, le gestionnaire du programme à l'ASC peut demander l'apport et les conseils d'autres intervenants, y compris sans toutefois s'y limiter des agences ou organismes des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux ou des administrations municipales.

Les résultats obtenus dans le présent AOP pourraient tenir compte de certains facteurs dans la décision finale d'octroyer du financement, tels que, mais sans s'y limiter, la représentativité des quatre groupes désignés (femme, personne autochtone, personne handicapée ou un membre d'une minorité visible), la distribution régionale, le niveau académique, la répartition entre universités et établissements d'enseignement post-secondaires, etc. Pour plus d'information sur ACS+.

Un comité d'examen effectuera ensuite une sélection globale en fonction des notes d'évaluation et d'autres priorités du gouvernement du Canada et de l'ASC comme, mais sans s'y limiter, la répartition régionale, la répartition entre les universités et les établissements d'enseignement postsecondaire, les répercussions du PHQ et des étudiants en sciences, technologie, génie et mathématiques (STIM). En raison de la disponibilité limitée des fonds, nous prévoyons de donner la priorité aux projets pour lesquels des chercheurs principaux et des cochercheurs principaux canadiens ont été sélectionnés (Catégorie A) lors de l'appel de propositions du cycle 2 du JWST (NASA/STScI) mais un effort sera fait pour financer les cochercheurs basés au Canada (catégorie B).

6.1 Financement disponible

Sur une période maximale de deux ans, le montant total maximal du financement accordé en subvention pour chaque projet sera le suivant :

Catégorie A – Financement maximal : jusqu'à 100 000 $

Projets dont les chercheurs principaux ou les cochercheurs principaux sont établis au Canada.

Catégorie B – Financement maximal : jusqu'à 50 000 $

Projets dont seuls les cochercheurs sont établis au Canada.

Le nombre total de projets financés dépend de la disponibilité des fonds. Une seule proposition par projet sera acceptée. La priorité de financement sera accordée aux projets de catégorie A, toutefois, les projets de catégorie B continueront d'être pris en considération et pourront recevoir du financement.

L'ASC se réserve le droit de refuser toute proposition ou de réduire le montant des subventions ou des contributions, et ce, à son entière discrétion.

Les demandes qui auront été approuvées seront admissibles à une aide gouvernementale totale (fédérale, provinciale, territoriale et municipale) pouvant atteindre 100 % des coûts totaux du projet.

Pour déterminer le montant de l'aide qu'elle offrira, l'ASC tiendra compte de la disponibilité de ses fonds, du coût total du projet ainsi que des fonds provenant d'autres sources confirmées par d'autres intervenants et le demandeur.

Il incombe aux demandeurs d'indiquer dans leur proposition toutes les sources de financement et de confirmer ces renseignements dans une entente de financement si le projet est retenu en vue d'un financement. De plus, une fois son projet terminé, il est attendu que le bénéficiaire divulgue toutes ses sources de financement.

6.2 Coûts admissibles

Les coûts admissibles sont les dépenses directes associées à la réalisation d'un projet approuvé et qui sont nécessaires à l'atteinte des résultats visés. Pour que ces dépenses soient payées, le demandeur devra signer une entente de financement de subvention avec l'ASC.

Les coûts admissibles en subventions dans le cadre du présent AOP sont les suivants :

• le coût des salaires et des avantages sociaux.
• le coût des services de publication et de communication.
• les frais d'inscription.
• le coût lié aux déplacements.
• les indemnités d'hébergement et de repas.
• es coûts liés à l'acquisition, à l'élaboration et à l'impression de matériel.
• les coûts liés à l'acquisition ou à la location d'équipement.
• le coût des bourses d'études.
• le coût des services de consultation.
• les coûts liés à l'acquisition des données.
• les coûts liés à la gestion des données.
• les droits liés à l'obtention de licences et de permis.
• le coût des services de marketing et d'impression.
• le coût du matériel et des fournitures.
• les frais généraux (administratifs – ne doivent pas dépasser 10 % des coûts admissibles dans le cas des universités).
• les frais de participation à des conférences, à des réunions de comités et à des événements.
• la TVP, la TVH et la TPS, après déduction de toute réduction à laquelle le bénéficiaire a droit, ainsi que les taxes pour les biens et les services acquis à l'étranger, après déduction de toute réduction ou de tout remboursement reçu dans le pays où ces biens et ces services ont été acquis.
• les coûts liés à la formation.
• le coût des services de traduction.

7.1 Paiements

L'ASC et les demandeurs retenus (les bénéficiaires) signeront une entente de financement. Cette condition doit être respectée pour qu'un paiement puisse être fait par l'ASC relativement au projet approuvé.

Pour les ententes de subvention, les paiements seront effectués sous forme de somme forfaitaire ou par versements échelonnés, selon ce qui est indiqué dans l'entente signée. Les ententes de subvention comprendront une disposition obligeant le bénéficiaire à confirmer, une fois par année dans le cas des ententes pluriannuelles, son admissibilité au volet Recherche du Programme de S et C et à informer l'ASC par écrit de tout changement dans les conditions servant à déterminer son admissibilité à ce volet.

7.2 Vérification

Le bénéficiaire d'un accord de financement doit conserver tous les documents liés au projet financé pour la durée du projet et pendant les six (6) ans suivant la date d'achèvement du projet, en cas d'audit. Les documents doivent être accessibles sur demande.

7.3 Conflits d'intérêts

Dans l'entente de financement, le bénéficiaire devra certifier que tout actuel ou ancien titulaire de charge publique ou fonctionnaire qu'il emploie est en conformité avec les dispositions du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat et avec les dispositions du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

7.4 Propriété intellectuelle

Tous les droits de propriété intellectuelle découlant de la réalisation d'un projet reviendront au bénéficiaire.

7.5 Organisations au Québec

Une organisation située au Québec et dont les opérations sont financées en tout ou en partie par la province de Québec peut être assujettie à la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (L.R.Q., ch. M-30).

Les articles 3.11 et 3.12 de la Loi stipulent que certaines entités/organisations qui répondent à la définition d'organisme municipal, d'organisme scolaire ou d'organisme public au sens de la Loi doivent obtenir l'autorisation du Secrétariat du Québec aux relations canadiennes (SQRC), comme le prescrit la Loi, préalablement à la conclusion de toute entente avec le gouvernement du Canada, ses ministères ou agences, ou avec tout organisme public fédéral.

Par conséquent, toute entité tombant sous l'application de la Loi doit obtenir une telle autorisation, et ce, préalablement à la conclusion d'une entente avec le gouvernement du Canada.

Les demandeurs du Québec doivent remplir, signer et joindre le Formulaire de pièces justificatives M-30 à leur demande.

7.6 Mesure du rendement

L'ASC demandera aux bénéficiaires de rendre compte de certains éléments dans leurs projets tels que les suivants :

• Création des connaissances
  • Production de connaissances (dont les publications)
  • Présentations
  • Propriété intellectuelle (dont les brevets)
• Augmentation des capacités
  • Équipe de recherche du projet (dont les personnes hautement qualifiées soutenues)
• Collaboration
  • Contribution des partenaires
  • Partenariats
  • Multidisciplinarité

7.7 Publications à accès libre

Si des publications résultent du projet, l'ASC souhaite favoriser la diffusion le plus rapidement possible et auprès d'un plus grand nombre de personnes les résultats des projets qu'elle finance. Une meilleure accessibilité aux résultats de la science permet non seulement aux scientifiques d'avoir recours à un éventail plus large de ressources et de savoir, mais permet aussi d'améliorer la collaboration et la coordination de la recherche, renforce l'engagement des citoyens et appuie l'économie.

L'ASC encourage ainsi les bénéficiaires à recourir à la publication et à l'archivage à accès libre qui facilitent la diffusion à grande échelle des résultats des projets qu'elle finance. Ainsi, les bénéficiaires sont invités à publier leurs articles en temps opportun en ayant recours à l'un des moyens suivants :

1. Dépôt en ligne accessible (institutionnel ou disciplinaire) afin que la publication soit librement accessible
2. Revue offrant un libre accès aux articles

Il est à noter que ces deux moyens ne s'excluent pas mutuellement et que les bénéficiaires sont invités à utiliser les deux.

Finalement, l'ASC souhaite recevoir à titre gracieux une copie des publications (si non librement accessibles) ou l'hyperlien (si librement accessible) et son identifiant numérique d'objet (DOI). L'hyperlien et l'identifiant numérique d'objet seront intégrés au répertoire de publications de l'ASC et rendus accessibles publiquement. Aussi à titre gracieux, l'ASC aimerait être informée à l'avance des communiqués importants ou de l'intérêt médiatique découlant des travaux.

Pointage et pondération

Une pondération numérique est associée à chaque critère. Chaque critère sera noté selon une échelle alphabétique de A à E, la valeur « A » correspondant à la note la plus élevée. Nous recommandons fortement aux demandeurs d'inclure dans leur proposition les renseignements associés au pointage le plus élevé.

Pour passer, le candidat doit obtenir la note minimale globale de 60 ainsi qu'une note minimale individuelle pour chaque critère. Si une proposition reçoit une note inférieure à la note minimale pour un critère individuel, la demande n'est pas admissible au financement. Il est conseillé au candidat de lire attentivement les critères d'évaluation lorsqu'il prépare sa proposition.

1. Avantages pour le Canada

Notation :

• Maximum : 20
• Minimum : 10

L'importance et le potentiel d'avancement des connaissances scientifiques en astronomie en rapport avec les objectifs scientifiques du JWST et la façon dont les travaux devraient améliorer la réputation du Canada en astronomie spatiale seront évalués en fonction des éléments suivants :

• Les progrès seraient-ils considérables?
• Si les travaux étaient diffusés, amélioreraient-ils considérablement la réputation du Canada en astronomie spatiale?
• Le projet offre-t-il des possibilités de direction pour le personnel hautement qualifié canadien dans le contexte du JWST?

2. Faisabilité

Notation :

• Maximum : 30
• Minimum : 21

3. Ressources : Qualification et expérience du chercheur principal, du cochercheur principal ou du cochercheur (demandeur) demandant la subvention ainsi que de l'équipe de recherche, et justification du budget.

Notation :

• Maximum : 25
• Minimum : 16

4. Résultats : Plan de publication et de diffusion des connaissances scientifiques

Notation :

• Maximum : 20
• Minimum : 10

Ce critère évalue l'engagement du demandeur à mettre en commun les données et à diffuser les résultats de la recherche proposée à partir des données qu'il a tirées du JWST.

• La proposition comprend-elle un plan pour transmettre les données réduites du JWST à une communauté scientifique plus vaste ou au public?
• La proposition comprend-elle un plan de diffusion des résultats (articles, présentations à des conférences, séminaires, entretiens publics, sites Web, etc.)?

5. Risques et stratégies d'atténuation des risques – Risques associés au projet (risques financiers, de gestion, scientifiques ou techniques) et stratégies d'atténuation

Notation :

• Maximum : 5
• Minimum : 3

Ce critère évalue les principaux risques associés au projet ainsi que les stratégies d'atténuation pour chacun d'entre eux. Il comprend une analyse approfondie des risques financiers, scientifiques ou techniques et de gestion associés au projet.

• Le demandeur a-t-il cerné et décrit en détail les risques associés au projet, y compris, mais sans s'y limiter, les risques financiers, scientifiques, techniques et de gestion?
• Les stratégies d'atténuation proposées pour chaque risque sont-elles bien abordées et réalistes? Quelle est la probabilité que les risques se concrétisent?